В декабре прошлого года в Архивном агентстве прошёл круглый стол, посвящённый 40-летию образования районных и городских архивов. Между тем архивная служба Кыргызстана функционирует уже более 90 лет. В чём особенность районных и городских архивов? Почему их история намного короче? Об этом беседа с директором Архивного агентства при Государственной регистрационной службе при правительстве Орунбаем АХМЕДОВЫМ.

— Дело в том, что после создания государственной архивной службы в 1926 году состав архивов неоднократно менялся в зависимости от изменения административно-территориального деления республики: организовывались, укрупнялись, разукрупнялись их различные виды. К середине 60-х годов прошлого века в республике функционировали центральные, областные и несколько их филиалов. В них стекалась на хранение ценная документация, имеющая научно-историческое значение. На «архивном» языке она носит название «документы постоянного срока хранения». По закону такие подлежат обязательной передаче на хранение в госархивы, за исключением некоторых учреждений, имеющих право постоянного хранения своих документов.

Но, кроме документов постоянного срока хранения, в каждой организации накапливается большой массив документов по личному составу (приказы о приёме, увольнении, ведомости по заработной плате), которые по закону должны храниться в организациях. Поскольку не все организации имели возможность наладить их полноценное хранение и использование, более целесообразным представлялось их централизованное хранение, но не в государственных архивах, а в специализированных объединённых межведомственных архивах по личному составу, или, как их сокращенно называли, ОМАЛСах, которые содержались за счёт отчислений от организаций, которые на добровольной основе платили за хранение своих документов по личному составу в этих местах.

ОМАЛСы отличались от госархивов составом документов, источником финансирования и ограниченными функциями: они хранили документы по личному составу и выдавали гражданам справки для получения социальных выплат — пенсий, пособий и т. д.

— То есть функции государственных архивов гораздо шире?

— Конечно. По соответствующему закону на них возлагаются обязанности по хранению документов Национального архивного фонда, обеспечению сохранности, централизованному государственному учёту, комплектованию документов, их использованию, публикации в установленном порядке. Госархивы консультируют работников учреждений по вопросам делопроизводства и организации хранения документов до их сдачи в архив. На них также возложена обязанность контроля за безусловным соблюдением законодательства республики в сфере архивного дела всеми юридическими лицами независимо от форм собственности и их ведомственной подчинённости на территории страны. Архивы не только консультируют, но и проводят обучающие занятия, семинары для сотрудников организаций.

— Расскажите, пожалуйста, как создавались районные и городские архивы.

— В постановлении Совета Министров Киргизской ССР № 377 от 14 июля 1977 года говорилось: «Одобрить инициативу Нарынского облисполкома по организации учёта, централизации и хранения материалов по личному составу. Обязать исполкомы областных, городских и районных советов депутатов трудящихся создать объединённые межведомственные архивы по личному составу, обеспечив их соответствующими помещениями. Установить, что объединённые межведомственные архивы по личному составу содержатся за счёт специальных средств…»

Обязанности по организационной, методической и практической помощи вновь созданным архивам возлагались на Архивное управление при Совете Министров Киргизской ССР.

Начиная с августа 1977 года такие архивы стали создаваться повсеместно в городах и районах нашей республики.

Целью их были централизованное хранение документов по личному составу и организация выдачи справок для обеспечения социальных прав граждан — получения пенсий и пособий. Эти функции объединённые межведомственные архивы и выполняли до конца 90-х годов прошлого века.

Однако с обретением суверенитета в республике произошли коренные изменения в общественно-политическом и экономическом укладе, повлекшие изменение форм собственности организаций и предприятий. Был запущен механизм повсеместной реорганизации и ликвидации бывших государственных структур. Экономический кризис привёл к неплатёжеспособности организаций. В сложившихся условиях межведомственные архивы по личному составу уже не могли обеспечить свою деятельность на основе хозрасчёта. С 1993 года начался их перевод на бюджетное финансирование, и они стали называться районными и городскими архивами по личному составу.

Данная мера позволила сохранить все районные и городские архивы в структуре государственной архивной службы, кадры архивных работников и главное — сосредоточенный в архивах массив документов. Наличие их позволило принять и сохранить документы многих ликвидированных и реорганизованных учреждений и организаций. В 90-е годы прошлого века в условиях экономического кризиса и массовой миграции населения как внутри республики, так и за её пределами эти документы помогли сотням тысяч земляков получить информацию об их трудовом стаже и заработной плате для получения социальных выплат.

Таким образом, архивы по личному составу сыграли важную роль в сохранении документной информации в интересах граждан.

— Вы сказали, что районные и городские архивы выполняли функции хранения документов по личному составу и выдачи справок до конца 1990-х годов. Что за изменения произошли в деятельности этих архивов в дальнейшем?

— Их роль и значение начали меняться. Если в советское время все организационно-методические функции по работе с учреждениями и приём на хранение документов научно-исторического значения, или на языке архивистов документов постоянного срока хранения, обеспечивали центральные и областные архивы (и их филиалы), то экономические условия того времени ограничили эти возможности. Областные архивы, не имея достаточных финансовых средств, не могли осуществлять организационно-методическое руководство всеми учреждениями и организациями областей. Районные же учреждения и организации в свою очередь не могли обеспечить своевременную доставку документов в областные центры.

В такой ситуации архивной службой был поставлен вопрос о возможности приёма документов постоянного срока хранения в районные и городские архивы по личному составу. С этого момента начали фактически меняться функции данных архивов. Они приступили к полноценной работе с учреждениями: стали включать их в свои списки источников комплектования, оказывать им организационно-методическую помощь, обрабатывать и принимать на хранение их документы. Это явилось предпосылкой изменения статуса межведомственных архивов по личному составу.

Постановлением правительства республики «О состоянии архивного дела в Кыргызской Республике и мерах по его улучшению» этим архивам был дан правовой статус государственных архивов и утверждено Типовое положение о районном (городском) государственном архиве, согласно которому усложнились их задачи и функции, изменился состав хранящихся документов: кроме документов по личному составу, они получили право комплектоваться документами постоянного срока хранения организаций местного значения.

На тот момент материально-техническая база многих районных и городских архивов находилась в критическом состоянии. Постановление правительства республики обязало местные органы власти предоставить архивам помещения. И действительно, многие районные и городские архивы обеспечили более подходящими зданиями. В их числе Бишкекский городской архив, в Чуйской области — Панфиловский, Кеминский, Чуй-Токмокский районные архивы, в Ошской — Ноокатский районный архив, в Джалал-Абадской — Кара-Кульский и Майлуу-Сууйский городские архивы, в Иссык-Кульской — Тонский районный архив, в Нарынской — Джумгальский и Ак-Талинский районные архивы. Местные органы власти приняли экстренные меры по ремонту зданий, обеспечению их оборудованием. Однако проблемы материально-технического оснащения оставались по-прежнему актуальными. Выделенные здания не всегда отвечали требованиям хранения документов, многие из них нуждались в капитальном ремонте и реконструкции.

Существенные изменения в материально-техническом плане произошли только в последние годы, когда начались строительство новых специальных зданий для архивов и капитальная реконструкция ранее приспособленных под архивы помещений. Только за последние пять лет в хороших добротных зданиях разместились Ошский городской и Чаткальский районный архивы, построено новое здание для Базар-Коргонского районного архива, сгоревшего в ходе межнациональных столкновений летом 2010 года, реконструированы здания Иссык-Кульского, Ак-Сууйского и Жайыльского районных архивов, за счёт спецсредств выкуплено здание для Кеминского районного архива, близится к завершению строительство Ак-Талинского и Тюпского районных архивов. Приобретено здание для Чон-Алайского районного архива. Сдано в эксплуатацию новое здание Ала-Букинского районного архива.

Реализуя Программу неотложных мероприятий для развития архивного дела в Кыргызской Республике на 2015-2019 годы, утверждённую распоряжением правительства в декабре 2015-го, архивной службой ведётся строительство новых зданий, которые ранее были в аварийном состоянии, небезопасными не только для хранения документов, но и для персонала: в Таласской области — Кара-Бууринского, в Баткенской области — Кызыл-Кийского.

В конце прошлого года с участием премьер-министра республики открыто новое специализированное современное здание Сокулукского районного архива.

И если сравнивать с началом 1990-х годов, то почти во всех районных и городских архивах созданы условия для их полноценного функционирования в качестве госархивов.

— А каковы теперь функции районных и городских архивов?

— На первом плане у них — работа с учреждениями и организациями по соблюдению требований делопроизводства и хранения документов до сдачи их в государственный архив. Ведь формирование Национального архивного фонда начинается в стенах учреждений, от них зависят состав архивных документов, разнообразие, глубина, ценность и актуальность информации, которой смогут воспользоваться будущие поколения.

Задача районных и городских архивов — помочь местным органам власти, органам местного самоуправления, другим учреждениям и организациям своевременно и правильно сформировать документальный массив, отобрать на постоянное хранение самые ценные и информативные документы. Это сейчас — главная задача государственных архивов.

А уже после поступления документов в государственный архив они попадают в руки архивистов, которые их бережно хранят, скрупулезно учитывают, создают различные справочники, чтобы документами удобно было пользоваться, сами всесторонне пропагандируют документы на выставках, в СМИ, издают фотодокументальные сборники, чтобы приблизить хранимую информацию к читателям. Они же помогают исследователям найти нужные сведения в более чем четырёхмиллионном массиве архивных дел.

Кроме того, пока ещё сохраняется необходимость заниматься и социально-правовыми проблемами, то есть обеспечивать граждан социально-правовой информацией по принятым в прежние годы документам по личному составу. Данная работа отнимает значительный бюджет рабочего времени, потому что изменения в пенсионном законодательстве, значительные миграционные процессы увеличивают количество запросов социально-правового характера. Ведь в архивы обращаются жители не только нашей республики, но и бывшие граждане Кыргызстана, живущие ныне в странах ближнего и дальнего зарубежья.

Однако с изменением статуса районных и городских архивов, выполняя требования закона о Национальном архивном фонде, архивисты в настоящее время принимают документы по личному составу только от ликвидируемых учреждений, действующие самостоятельно хранят их в течение 75 лет и обеспечивают своих бывших работников социально-правовой информацией. Кстати, актуальность этой документации с каждым годом снижается в связи с созданием базы данных о социальных отчислениях граждан в Социальном фонде республики. В ближайшие годы она станет правовой основой социального обеспечения граждан.

С уменьшением обращений граждан у районных и городских государственных архивов появится возможность глубже заниматься вопросами сохранности ценных документов, автоматизацией технологических процессов, публикацией ценнейшей архивной информации и другим, то есть полноценно выполнять задачи и функции государственных архивов.